FACILITY MANAGEMENT ORGANIZATION

ΨΗΦΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ | CMMS

ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΤΗΣ ΓΕΝ. ΔΝΣΗΣ ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΣΕΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

 

Το λογισμικό που κάνει την διαφορά στην αποδοτικότητα της συντήρησης του εξοπλισμού, αν | εφόσον οι χρήστες είναι εκπαιδευμένοι επαρκώς.

Η επιχείρηση | ο οργανισμός, που θα υιοθετήσει την καινοτομία στην ανάπτυξη των ανθρώπινων πόρων με κατάλληλα εργαλεία θα νικήσει τον ανταγωνισμό με μεγάλη διαφορά.

 

ATLANTIS ENGINEERING:

Τι είναι ένα CMMS?

Από τα αρχικά Computerized Maintenance Management System, εννοούμε ότι αφορά την εγκατάσταση ενός ολοκληρωμένου επιχειρηματικού λογισμικού με σκοπό την συγκέντρωση όλων των τεχνικών εγκαταστάσεων με όλες τις παραμέτρους που αφορούν την άρτια συντήρηση καθώς και την κατανομή των πόρων έτσι ώστε να επιτυγχάνεται ένα άριστο αποτέλεσμα ή υψηλή βαθμολογία μέσω δεικτών που το λογισμικό είναι προγραμματισμένο να μας δίνει.

 

Αναλυτικά όλα τα χαρακτηριστικά ενός λογισμικού CMMS:

 

Καλύτερη διαχείριση του εξοπλισμού / εγκαταστάσεων σας

Με τη βοήθεια του CMMS μπορείτε

o   Να έχετε άμεση και εύκολη πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία που αφορούν τον εξοπλισμό σας (θέση, κατάσταση, προμηθευτής, ημερομηνία αγοράς, ημερομηνία εγκατάστασης, λήξη εγγύησης, κλπ).

o   Να παρακολουθείτε, με πολύ εύκολο τρόπο, τις αλλαγές στη θέση και την κατάσταση του εξοπλισμού (πότε κάποιο μηχάνημα μπήκε σε παραγωγική λειτουργία, πότε στάλθηκε για συντήρηση σε κάποιο εξωτερικό προμηθευτή, ποια ήταν η τελευταία φορά που εμφάνισε βλάβη, κλπ.)

o   Να αναζητήσετε εξοπλισμό με οποιοδήποτε συνδυασμό κριτηρίων θέλετε (τύπο, θέση στην οποία είναι τοποθετημένος, ημερομηνία αγοράς, κλπ - π.χ. όλους τους κυκλοφορητές που έχουν εγκατασταθεί στο κτίριο Α και έχουν αγορασθεί πριν τις 1/1/2001).

o   Να κατηγοριοποιήσετε τον εξοπλισμό σας σε τύπους, κατηγορίες, ομάδες και κέντρα κόστους και να κάνετε αναλύσεις με βάση αυτή την κατηγοριοποίηση. Έτσι, μπορείτε, για παράδειγμα, να δείτε ποιο ήταν το κόστος συντήρησης για όλα τα μηχανήματα που ανήκουν στο κέντρο κόστους «Μηχανοστάσιο»  από τις 1/1/2000 έως και τις 31/12/2001.

 

 Ευκολότερος προγραμματισμός, καλύτερη και ποιο συστηματική παρακολούθηση

Με τη βοήθεια του CMMS, η περιγραφή των εργασιών προληπτικής συντήρησης, η δημιουργία του πλάνου εργασιών και η παρακολούθηση της συντήρησης γίνονται εύκολα, γρήγορα και με ακρίβεια. Το λογισμικό σας επιτρέπει:

o   Να περιγράψετε για κάθε τύπο εξοπλισμού ή εξοπλισμό τις εργασίες προληπτικής συντήρησης. Υποστηρίζονται όλοι οι πιθανοί τρόποι προγραμματισμού εργασιών: με βάση χρονικά κριτήρια, λειτουργική περίοδο, κυλιόμενες ή μη κυλιόμενες εργασίες, κλπ.

o   Να δημιουργήσετε το πλάνο των εργασιών προληπτικής συντήρησης μέχρι την ημερομηνία που θέλετε. Το πλάνο αποτελείται από ένα σύνολο εντολών εργασίας, κάθε μια από τις οποίες αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη εργασία συντήρησης.

o   Να τυπώσετε, εάν θέλετε, τις προγραμματισμένες εντολές εργασίας και να τις δώσετε στους υπεύθυνους για την εκτέλεσή τους.

o   Μετά την εκτέλεση των προγραμματισμένων εργασιών να καταχωρήσετε τα αποτελέσματά τους στο πρόγραμμα (πότε πραγματικά έγιναν, ποιο ήταν το αποτέλεσμα, ανταλλακτικά που χρησιμοποιήθηκαν, ώρες εργασίας που απαιτήθηκαν, κλπ).

o   Να κάνετε το ίδιο και για τις μη-προγραμματισμένες εργασίες (έκτακτες συντηρήσεις και επισκευές), δηλ. μετά την εκτέλεσή τους να καταχωρήσετε τις σχετικές πληροφορίες στο πρόγραμμα.

 

 Αναγνώριση προβλημάτων 

Χρησιμοποιώντας τα στατιστικά εργαλεία και τις αναφορές που παρέχει το CMMS μπορείτε να αναλύσετε

o   τους ρυθμούς βλαβών και τις αιτίες τους.

o   το κόστος, τις ανθρωποώρες και τα ανταλλακτικά που απαιτήθηκαν για την αποκατάστασή τους.

Οι αναλύσεις αυτές μπορούν να αφορούν κάποιο συγκεκριμένο εξοπλισμό είτε ένα ολόκληρο τύπο, κατηγορία ή ομάδα εξοπλισμού.

 Συστηματική παρακολούθηση, μείωση του κόστους συντήρησης

Η μείωση του κόστους συντήρησης είναι από τα σημαντικότερα οφέλη από την εφαρμογή του CMMS σε μια επιχείρηση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή είναι της τάξης του 15 -20% και επιτυγχάνεται μέσα από:

o   Τη συστηματική παρακολούθηση του κόστους συντήρησης και την αναγνώριση των αιτιών που αυξάνουν αδικαιολόγητα το κόστος.

o   Τη μείωση του διαχειριστικού κόστους για τον προγραμματισμό και παρακολούθηση της συντήρησης.

o   Την καλύτερη και χωρίς προβλήματα λειτουργία του εξοπλισμού

o   Τη βελτιστοποίηση των αποθεμάτων των ανταλλακτικών στην αποθήκη σας.

o   Την καλύτερη χρήση των ανθρώπινων πόρων δηλ. του προσωπικού που ασχολείται με τη συντήρηση

 Διαχείριση ανταλλακτικών- εξαρτημάτων

Το CMMS υποστηρίζει την τήρηση αποθήκης για τα εξαρτήματα, ανταλλακτικά ή άλλα υλικά που χρησιμοποιούνται στη συντήρηση. Η αποθήκη ενημερώνεται αυτόματα με κάθε ανάλωση υλικών που γίνεται κατά την εκτέλεση των εργασιών συντήρησης, οπότε η αντίστοιχη ποσότητα αφαιρείται από το υπόλοιπο που υπάρχει στην αποθήκη. 

Με τη βοήθεια του CMMS μπορείτε όχι μόνο να έχετε σε κάθε στιγμή μια σωστή εικόνα σε σχέση με τις κινήσεις των ανταλλακτικών σας και τα αποθέματά τους στην αποθήκη αλλά επίσης και  να προβλέπετε τις ποσότητες ανταλλακτικών και εξαρτημάτων που θα απαιτηθούν για τις εργασίες προληπτικής συντήρησης που θα γίνουν στο μέλλον.

 Καλύτερη οργάνωση του τμήματος συντήρησης.

Με τη βοήθεια του CMMS μπορείτε να έχετε άμεσο έλεγχο σε όλες τις εργασίες συντήρησης, είτε αυτές αποτελούν εργασίες του πλάνου προληπτικής συντήρησης είτε αφορούν επισκευές βλαβών.

Έτσι, μπορείτε κάθε στιγμή να γνωρίζετε

·        ποιες εργασίες πρέπει να  εκτελεσθούν π.χ. την επόμενη εβδομάδα ή τον επόμενο μήνα

·        τι ανταλλακτικά θα απαιτηθούν

·        ποιοι θα πρέπει να απασχοληθούν και πόσες ώρες, αν θα χρειαστούν εξωτερικοί συνεργάτες ή προμηθευτές, κλπ.

 

 Μικρότερο διαχειριστικό κόστος, καλύτερη αξιοποίηση στελεχών 

Με βάση στοιχεία από υφιστάμενες εγκαταστάσεις του CMMS,  η μείωση του διαχειριστικού κόστους που σχετίζεται με τον προγραμματισμό και παρακολούθηση της συντήρησης είναι τουλάχιστον της τάξης του 25 %. Οι κυριότεροι λόγοι είναι:

·        Διαδικασίες όπως η δημιουργία του πλάνου προληπτικής συντήρησης, η κατανομή των εργασιών στο προσωπικό και η παρακολούθηση της εκτέλεσης τους μπορούν να γίνουν εύκολα και σε ελάχιστο χρόνο.

·        Προϋπολογιστικές και απολογιστικές αναλύσεις σε σχέση με το κόστος της συντήρησης, τις ώρες, τους ρυθμούς βλαβών, κλπ. που θα ήταν δύσκολο να παραχθούν χωρίς χρήση Η/Υ, γίνονται (με τη βοήθεια του CMMS) άμεσα και με πολύ εύκολο τρόπο.

 

 

SWOT ANALYSIS BY HELLENIC FM THINK TANK

Strengths

·        Αύξηση της παραγωγικότητας στον οργανισμό | την επιχείρηση σας.

·        Ιδιόκτητη διαμόρφωση των αναγκών και της στρατηγικής σας.

·        Το κόστος | η δαπάνη για την προμήθεια, αφορά τα πάγια στοιχεία σας. 

·        Η δαπάνη για την εκπαίδευση του προσωπικού σας, βαραίνει τα λειτουργικά σας έξοδα.

  

Weakness

·        Ανάγκη για αυξημένη εκπαίδευση των χρηστών.

·        Ανάγκη για νέες δεξιότητες των μηχανικών σας, όπως project management skills.

·        Ανάγκη για υποδομές (hard/soft) που ίσως δεν υπάρχουν ή χρήζουν αναβάθμισης, για την χρήση του CMMS.

  

Opportunities

·        Μια τάση που επικρατεί στην Ελλάδα πάνω από 15 χρόνια.

·        Να σταθείτε απέναντι στο ανταγωνισμό σας.

·        Να προσφέρετε | δαπανήσετε για την εκπαίδευση του προσωπικού σας.

·        Αξιοποίηση και εκμετάλλευση παρθένου δυναμικού στην αγορά.

·        Νέο πεδίο έρευνας και καινοτομίας για επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο χώρο της Ενέργειας (Energy, Efficiency) και της Διαχείρισης (Logistics).

  

Threats

·        Να αναχωρήσουν οι εκπαιδευμένοι μηχανικοί.

·        Η αξιοποίηση του CMMS να μην επιφέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα, είτε σε πρακτικό (διαχείριση) είτε σε οικονομικό επίπεδο (αποτελέσματα χρήσης).

  

Υ.Γ

Το Hellenic FM Think Tank (!) έχει σαν στόχο να δημιουργήσει προβληματισμό και καινοτόμες λύσεις στην εύρεση, αξιολόγηση και εκπαίδευση εργαζόμενων σε θέσεις ευθύνης όπως η Γενική Διεύθυνση Διευκολύνσεων (FMO) της σύγχρονης επιχείρησης που θα ανταγωνιστεί ισότιμα, στην επόμενη δεκαετία, τις μεγάλες επιχειρήσεις του κλάδου των.